<div dir="ltr"><p class="MsoNormal" align="center" style="text-align:center"><b><span style="font-size:16pt">Reminder for <span class="gmail-il">Student</span> <span class="gmail-il">Timesheets</span><u></u><u></u></span></b></p><p class="MsoNormal" style="margin-left:0.75in"><span style="font-size:12pt;color:black"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal" style="margin-left:0.75in"><u></u><span style="font-size:14pt;color:black">1.<span style="font-variant-numeric:normal;font-variant-east-asian:normal;font-stretch:normal;font-size:7pt;line-height:normal;font-family:"Times New Roman"">     </span></span><u></u><span style="font-size:14pt;color:black"><span class="gmail-il">Students</span> will have until 5:00 p.m. on the last day of the pay period to complete and submit the <span class="gmail-il">time</span> to their supervisor. (Example: Pay period end – Aug. 31^st, Submit <span class="gmail-il">time</span> <u>on or before</u> 5:00 p.m. Aug. 31^st)<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal" style="margin-left:0.75in"><u></u><span style="font-size:14pt;color:black">2.<span style="font-variant-numeric:normal;font-variant-east-asian:normal;font-stretch:normal;font-size:7pt;line-height:normal;font-family:"Times New Roman"">     </span></span><u></u><span style="font-size:14pt;color:black">Supervisor will receive an e-mail that there is <span class="gmail-il">time</span> waiting to be approved.<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal" style="margin-left:0.75in"><u></u><span style="font-size:14pt;color:black">3.<span style="font-variant-numeric:normal;font-variant-east-asian:normal;font-stretch:normal;font-size:7pt;line-height:normal;font-family:"Times New Roman"">     </span></span><u></u><span style="font-size:14pt;color:black">Supervisors will have until 5:00 p.m. on the next business day to approve or reject the timecard. (Example: Pay period ends – Aug. 31^st, Approve/Reject <span class="gmail-il">time</span> by 5:00 p.m. on Tuesday Sept. 3^rd. Monday Sept. 2^nd is a holiday so <span class="gmail-il">time</span> will be due for approval on the 3^rd.)<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal" style="margin-left:0.75in"><u></u><span style="font-size:14pt;color:black">4.<span style="font-variant-numeric:normal;font-variant-east-asian:normal;font-stretch:normal;font-size:7pt;line-height:normal;font-family:"Times New Roman"">     </span></span><u></u><span style="font-size:14pt;color:black"><span class="gmail-il">Student</span> will receive an e-mail that their <span class="gmail-il">time</span> has either been approved or rejected.<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal" style="margin-left:0.75in"><u></u><span style="font-size:14pt;color:black">5.<span style="font-variant-numeric:normal;font-variant-east-asian:normal;font-stretch:normal;font-size:7pt;line-height:normal;font-family:"Times New Roman"">     </span></span><u></u><span style="font-size:14pt;color:black">Each supervisor has an alternate supervisor listed who will have access to approve or reject <span class="gmail-il">student</span> <span class="gmail-il">time</span> if you are unavailable.<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal" style="margin-left:0.75in"><u></u><span style="font-size:14pt;color:black">6.<span style="font-variant-numeric:normal;font-variant-east-asian:normal;font-stretch:normal;font-size:7pt;line-height:normal;font-family:"Times New Roman"">     </span></span><u></u><span style="font-size:14pt;color:black">Once the supervisor has approved the <span class="gmail-il">time</span>, the <span class="gmail-il">student</span> will receive an e-mail notification.<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal" style="margin-left:0.75in"><u></u><span style="font-size:14pt;color:black">7.<span style="font-variant-numeric:normal;font-variant-east-asian:normal;font-stretch:normal;font-size:7pt;line-height:normal;font-family:"Times New Roman"">     </span></span><u></u><span style="font-size:14pt;color:black">The timecard information is submitted directly into the Payroll module!<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal" style="margin-left:0.75in"><u></u><span style="font-size:14pt;color:black">8.<span style="font-variant-numeric:normal;font-variant-east-asian:normal;font-stretch:normal;font-size:7pt;line-height:normal;font-family:"Times New Roman"">     </span></span><u></u><span style="font-size:14pt;color:black">You may also submit your <span class="gmail-il">time</span> before the end of the month.  (Example:  If you have worked all your hours for the month by the 20^th, you can submit those hours then.)<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal" style="margin-left:0.75in"><u></u><b><span style="font-size:14pt;color:black">9.<span style="font-variant-numeric:normal;font-variant-east-asian:normal;font-weight:normal;font-stretch:normal;font-size:7pt;line-height:normal;font-family:"Times New Roman"">     </span></span></b><u></u><b><span style="font-size:14pt;color:black">Please keep in mind…<span class="gmail-il">time</span> not submitted/approved by the deadline will be paid with the next pay period. The <span class="gmail-il">student</span> will have to: 1. Complete a paper <span class="gmail-il">time</span> sheet for hours worked 2. Have supervisor sign <span class="gmail-il">timesheet</span> 3. Bring <span class="gmail-il">timesheet</span> to HR office. If you do not enter data by the deadline date, the system takes the option away for the previous month.  The same for supervisors approving their <span class="gmail-il">students</span> <span class="gmail-il">timesheets</span>.<u></u><u></u></span></b></p><p class="MsoNormal"><b><span style="font-size:14pt;color:black"><u></u> <u></u></span></b></p><p class="MsoNormal"><b><span style="font-size:14pt;color:black"><span class="gmail-il">Student</span> payroll pays out on the 12^th of each month. (Example: August hours will pay out on Sept. 12^th) If the 12^th falls on a weekend or holiday it will pay out the business day previous.<u></u><u></u></span></b></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:13pt;font-family:"Times New Roman",serif"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><br></p><p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(31,78,121)"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(31,78,121)"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(31,78,121)"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(31,78,121)"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:14pt;font-family:"Lucida Handwriting";color:rgb(31,78,121)">Mikayla Vandaveer<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(31,78,121)">Payroll & Benefits Coordinator<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(31,78,121)">Eastern Oklahoma State College<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(31,78,121)">1301 West Main St<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(31,78,121)">Wilburton, OK 74578<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(31,78,121)">P: (918)465-1760<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(31,78,121)">F: (918)465-4404</span></p></div>