<div dir="ltr">Thank you all for your input! It seems that I have a variation of how many years of agenda/minutes I have for the board and each committee. All committee minutes should be in the board agenda packets so I'm thinking maybe I could do away with the individual committee minutes starting in say 2011? <br><br>I would love to eventually go to all digital records but I know that will take an enormous amount of manpower.<br></div><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote">On Fri, May 4, 2018 at 9:43 AM, Main Street Enid - Kelly Tompkins <span dir="ltr"><<a href="mailto:kelly@mainstreetenid.org" target="_blank">kelly@mainstreetenid.org</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div style="font-size:10pt;font-family:Verdana,Geneva,sans-serif">
<p>I'm thinking the same thing. And they need to be available so if anyone stops by and asks to see minutes from whatever meeting, so you can hand it to them.</p>
<p>At a training session, I learned you are supposed to gather minutes from all board meetings from the beginning of time, and if you don't have them from a period of time, you need to include a dated letter stating they are missing. This way, if someone needed to see all of your minutes from forever, it doesn't look like you pulled some out when they asked.</p>
<p>:)<span class="HOEnZb"><font color="#888888"><br>Kelly - Enid</font></span></p><div><div class="h5">
<div> </div>
<p><br></p>
<p>On 05/04/2018 9:38 am, Idabel Main Street wrote:</p>
</div></div><blockquote type="cite" style="padding:0 0.4em;border-left:#1010ff 2px solid;margin:0"><div><div class="h5">
<div class="m_4602312419061024787WordSection1">
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1f497d">I'm thinking they have to be kept forever and forever.</span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1f497d"> </span></p>
<div>
<div style="border:none;border-top:solid #b5c4df 1.0pt;padding:3.0pt 0in 0in 0in">
<p class="MsoNormal"><strong><span style="font-size:10.0pt;font-family:'Tahoma','sans-serif'">From:</span></strong><span style="font-size:10.0pt;font-family:'Tahoma','sans-serif'"> MainstreetManagers [mailto:<a href="mailto:mainstreetmanagers-bounces@lists.onenet.net" target="_blank">mainstreetmanagers-<wbr>bounces@lists.onenet.net</a>] <strong>On Behalf Of </strong>Alyssa Winner<br><strong>Sent:</strong> Friday, May 04, 2018 9:26 AM<br><strong>To:</strong> <a href="mailto:mainstreetmanagers@lists.onenet.net" target="_blank">mainstreetmanagers@lists.<wbr>onenet.net</a><br><strong>Subject:</strong> [MainstreetManagers] Board Agendas and Committee Minutes</span></p>
</div>
</div>
<p class="MsoNormal"> </p>
<p class="MsoNormal">Greetings! </p>
<p class="MsoNormal"> </p>
<p class="MsoNormal">I was wondering how long everyone keeps their board agenda packets and committee minutes? </p>
<p class="MsoNormal"> </p>
<p class="MsoNormal">Thank You</p>
<p class="MsoNormal"> </p>
<p class="MsoNormal"> </p>
<p class="MsoNormal">Alyssa McCleery</p>
<p class="MsoNormal">Program Manager</p>
<p class="MsoNormal">Newkirk Main Street</p>
<p class="MsoNormal"> </p>
<p class="MsoNormal">Sent from <a href="https://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=550986" rel="noreferrer" target="_blank">Mail</a> for Windows 10</p>
<p class="MsoNormal"> </p>
</div>
<br>
</div></div><span class=""><div class="m_4602312419061024787pre" style="margin:0;padding:0;font-family:monospace">______________________________<wbr>_________________<br> MainstreetManagers mailing list<br><a href="mailto:MainstreetManagers@lists.onenet.net" rel="noreferrer" target="_blank">MainstreetManagers@lists.<wbr>onenet.net</a><br><a href="https://lists.onenet.net/mailman/listinfo/mainstreetmanagers" rel="noreferrer" target="_blank">https://lists.onenet.net/<wbr>mailman/listinfo/<wbr>mainstreetmanagers</a></div>
</span></blockquote>
</div>
</blockquote></div><br></div>