
<html><head><meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=UTF-8" /></head><body style='font-size: 10pt; font-family: Verdana,Geneva,sans-serif'>

<p>I think the only meeting minutes you need to worry about are the ones where a quorum of your board members are present, so probably just board meetings. We make sure a quorum of board members don't show up for committee meetings so we don't have to follow Open Meetings Act for those.</p>

<div> </div>

<p><br /></p>

<p>On 05/04/2018 9:56 am, Alyssa McCleery wrote:</p>

<blockquote type="cite" style="padding: 0 0.4em; border-left: #1010ff 2px solid; margin: 0"><!-- html ignored --><!-- head ignored --><!-- meta ignored -->

<div dir="ltr">Thank you all for your input! It seems that I have a variation of how many years of agenda/minutes I have for the board and each committee. All committee minutes should be in the board agenda packets so I'm thinking maybe I could do away with the individual committee minutes starting in say 2011? <br /><br />I would love to eventually go to all digital records but I know that will take an enormous amount of manpower.</div>

<div class="gmail_extra"><br />

<div class="gmail_quote">On Fri, May 4, 2018 at 9:43 AM, Main Street Enid - Kelly Tompkins <span><<a href="mailto:kelly@mainstreetenid.org" rel="noreferrer">kelly@mainstreetenid.org</a>></span> wrote:<br />

<blockquote class="gmail_quote" style="margin: 0 0 0 .8ex; border-left: 1px #ccc solid; padding-left: 1ex;">

<div style="font-size: 10pt; font-family: Verdana,Geneva,sans-serif;">

<p>I'm thinking the same thing. And they need to be available so if anyone stops by and asks to see minutes from whatever meeting, so you can hand it to them.</p>

<p>At a training session, I learned you are supposed to gather minutes from all board meetings from the beginning of time, and if you don't have them from a period of time, you need to include a dated letter stating they are missing. This way, if someone needed to see all of your minutes from forever, it doesn't look like you pulled some out when they asked.</p>

<p>:)<span class="HOEnZb"><span style="color: #888888;"><br />Kelly - Enid</span></span></p>

<div>

<div class="h5">

<div> </div>

<p><br /></p>

<p>On 05/04/2018 9:38 am, Idabel Main Street wrote:</p>

</div>

</div>

<blockquote style="padding: 0 0.4em; border-left: #1010ff 2px solid; margin: 0;">

<div>

<div class="h5">

<div class="m_4602312419061024787WordSection1">

<p class="MsoNormal"><span style="color: #1f497d;">I'm thinking they have to be kept forever and forever.</span></p>

<p class="MsoNormal"><span style="color: #1f497d;"> </span></p>

<div>

<div style="border: none; border-top: solid #b5c4df 1.0pt; padding: 3.0pt 0in 0in 0in;">

<p class="MsoNormal"><strong><span style="font-size: 10.0pt; font-family: 'Tahoma','sans-serif';">From:</span></strong><span style="font-size: 10.0pt; font-family: 'Tahoma','sans-serif';"> MainstreetManagers [mailto:<a href="mailto:mainstreetmanagers-bounces@lists.onenet.net" rel="noreferrer">mainstreetmanagers-<wbr />bounces@lists.onenet.net</a>] <strong>On Behalf Of </strong>Alyssa Winner<br /><strong>Sent:</strong> Friday, May 04, 2018 9:26 AM<br /><strong>To:</strong> <a href="mailto:mainstreetmanagers@lists.onenet.net" rel="noreferrer">mainstreetmanagers@lists.<wbr />onenet.net</a><br /><strong>Subject:</strong> [MainstreetManagers] Board Agendas and Committee Minutes</span></p>

</div>

</div>

<p class="MsoNormal"> </p>

<p class="MsoNormal">Greetings!</p>

<p class="MsoNormal"> </p>

<p class="MsoNormal">I was wondering how long everyone keeps their board agenda packets and committee minutes?</p>

<p class="MsoNormal"> </p>

<p class="MsoNormal">Thank You</p>

<p class="MsoNormal"> </p>

<p class="MsoNormal"> </p>

<p class="MsoNormal">Alyssa McCleery</p>

<p class="MsoNormal">Program Manager</p>

<p class="MsoNormal">Newkirk Main Street</p>

<p class="MsoNormal"> </p>

<p class="MsoNormal">Sent from <a href="https://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=550986" target="_blank" rel="noreferrer">Mail</a> for Windows 10</p>

<p class="MsoNormal"> </p>

</div>

</div>

</div>

<div class="m_4602312419061024787pre" style="margin: 0; padding: 0; font-family: monospace;">______________________________<wbr />_________________<br /> MainstreetManagers mailing list<br /><a href="mailto:MainstreetManagers@lists.onenet.net" rel="noreferrer">MainstreetManagers@lists.<wbr />onenet.net</a><br /><a href="https://lists.onenet.net/mailman/listinfo/mainstreetmanagers" target="_blank" rel="noreferrer">https://lists.onenet.net/<wbr />mailman/listinfo/<wbr />mainstreetmanagers</a></div>

</blockquote>

</div>

</blockquote>

</div>

</div>

<br />

<div class="pre" style="margin: 0; padding: 0; font-family: monospace">_______________________________________________<br /> MainstreetManagers mailing list<br /><a href="mailto:MainstreetManagers@lists.onenet.net" rel="noreferrer">MainstreetManagers@lists.onenet.net</a><br /><a href="https://lists.onenet.net/mailman/listinfo/mainstreetmanagers" target="_blank" rel="noreferrer">https://lists.onenet.net/mailman/listinfo/mainstreetmanagers</a></div>

</blockquote>

</body></html>