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<p class="MsoNormal" style="text-autospace:none"><span style="color:#1F497D">If you do not know, please forward this question to an administrator who can answer the questions.
<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal" style="text-autospace:none"><span style="color:#1F497D">PLEASE RESPOND DIRECTLY TO
<a href="mailto:LLYON@ECOK.EDU">LLYON@ECOK.EDU</a>.<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal" style="text-autospace:none"><span style="color:#1F497D"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal" style="text-autospace:none"><span style="color:#1F497D">1) If your university is self-insured for unemployment benefits, how do you handle paying claims on grant/externally funded staff?</span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="text-autospace:none"><span style="color:#1F497D">2) Does anyone have a “reserve” as mentioned in the highlighted section below?  If yes, how do you handle it?  Can you share a policy or procedure with me?</span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="text-autospace:none"><span style="font-size:9.0pt;font-family:Melior;color:#1F497D"> </span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="text-autospace:none"><span style="color:#1F497D">Below are two excerpts related to such reserves/options.</span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="text-autospace:none"><span style="color:#1F497D"> </span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="text-autospace:none"><span style="color:#1F497D">Thank you for anything you can share.</span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D"> </span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:12.0pt;font-family:"Georgia","serif";color:#1F497D">Leah Lyon, Director</span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:12.0pt;font-family:"Georgia","serif";color:#1F497D">Office of Sponsored Programs and Research</span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:12.0pt;font-family:"Georgia","serif";color:#1F497D">East Central University</span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:12.0pt;font-family:"Georgia","serif";color:#1F497D">Ada, OK  74820</span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:12.0pt;font-family:"Georgia","serif";color:#1F497D">580-559-5259</span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:12.0pt;font-family:"Georgia","serif";color:#1F497D"><a href="mailto:llyon@ecok.edu">llyon@ecok.edu</a></span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="text-autospace:none"><span style="color:#1F497D"> </span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="text-autospace:none"><span style="font-size:9.0pt;font-family:Melior">Uniform Guidance on Self-Insurance and Unemployment</span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="text-autospace:none"><b><span style="font-size:8.0pt;font-family:Helvetica-Bold"> </span></b><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="text-autospace:none"><b><span style="font-size:8.0pt;font-family:Helvetica-Bold"> </span></b><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="text-autospace:none"><b><span style="font-size:8.0pt;font-family:Helvetica-Bold">§ 200.431 Compensation—fringe benefits.</span></b><span style="font-size:9.0pt;font-family:Melior">
</span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="text-autospace:none"><span style="font-size:9.0pt;font-family:Melior"> </span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="text-autospace:none"><span style="font-size:9.0pt;font-family:Melior">(1)
<span style="background:yellow;mso-highlight:yellow">Provisions for a reserve under a self-insurance program for unemployment compensation</span> or workers’ compensation are allowable to the extent that the provisions represent reasonable estimates of the
 liabilities for such compensation, and the types of  coverage, extent of coverage, and rates and premiums would have been allowable had insurance been purchased to cover the risks. However, provisions for self-insured liabilities which do not become payable
 for more than one year after the provision is  made must not exceed the present value of the liability.
<span style="color:#1F497D">  </span></span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="text-autospace:none"><span style="font-size:9.0pt;font-family:Melior"> </span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="text-autospace:none"><span style="font-size:9.0pt;font-family:Melior">(2) Costs of insurance on the lives of trustees, officers, or other employees holding positions of similar responsibility are allowable only to the extent that
 the insurance represents additional compensation. The costs of such insurance when the non-Federal entity is named as beneficiary are unallowable. 
</span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="text-autospace:none"><span style="font-size:9.0pt;font-family:Melior"> </span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="text-autospace:none"><span style="font-size:9.0pt;font-family:Melior">(3) Actual claims paid to or on behalf of employees or former employees for workers’ compensation, unemployment compensation, severance pay, and similar employee
 benefits (e.g., postretirement health benefits), are allowable in the year of payment provided that the non-Federal entity follows a consistent costing policy and they are allocated as indirect costs.  
</span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="text-autospace:none"><span style="font-size:9.0pt;font-family:Melior"> </span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="text-autospace:none"><span style="font-size:9.0pt;font-family:Melior"> </span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="text-autospace:none"><span style="font-size:9.0pt;font-family:Melior"> </span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="text-autospace:none"><b><span style="font-size:8.0pt;font-family:Helvetica-Bold">§ 200.447 Insurance and indemnification.</span></b><span style="font-size:9.0pt;font-family:Melior">
</span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="text-autospace:none"><span style="font-size:9.0pt;font-family:Melior"> </span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="text-autospace:none"><span style="font-size:9.0pt;font-family:Melior">(d) Contributions to a reserve for  certain self-insurance programs  including workers’ compensation,  unemployment compensation, and severance pay are allowable
 subject to  the following provisions: </span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="text-autospace:none"><span style="font-size:9.0pt;font-family:Melior"> </span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="text-autospace:none"><span style="font-size:9.0pt;font-family:Melior">(1) The type of coverage and the  extent of coverage and the rates and  premiums would have been allowed  had insurance (including reinsurance)  been purchased
 to cover the risks.  However, provision for known or  reasonably estimated self-insured  liabilities, which do not become payable  for more than one year after the  provision is made, must not exceed the  discounted present value of the liability.  The rate
 used for discounting the  liability must be determined by giving  consideration to such factors as the non-  Federal entity’s settlement rate for those  liabilities and its investment rate of  return<span style="color:#1F497D">.</span></span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="text-autospace:none"><span style="font-size:9.0pt;font-family:Melior"> </span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="text-autospace:none"><span style="font-size:9.0pt;font-family:Melior">(2) Earnings or investment income on  reserves must be credited to those  reserves.
<span style="color:#1F497D"> </span></span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="text-autospace:none"><span style="font-size:9.0pt;font-family:Melior"> </span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="text-autospace:none"><span style="font-size:9.0pt;font-family:Melior">(3)(i) Contributions to reserves must  be based on sound actuarial principles  using historical experience and  reasonable assumptions. Reserve levels  must be
 analyzed and updated at least  biennially for each major risk being  insured and take into account any  reinsurance, coinsurance, etc. Reserve  levels related to employee-related  coverages will normally be limited to  the value of claims: 
</span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in;text-autospace:none"><span style="font-size:9.0pt;font-family:Melior">(A) Submitted and adjudicated but  not paid; 
</span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in;text-autospace:none"><span style="font-size:9.0pt;font-family:Melior">(B) Submitted but not adjudicated;  and 
</span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in;text-autospace:none"><span style="font-size:9.0pt;font-family:Melior">(C) Incurred but not submitted. 
</span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="text-autospace:none"><span style="font-size:9.0pt;font-family:Melior"> </span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="text-autospace:none"><span style="font-size:9.0pt;font-family:Melior">(ii) Reserve levels in excess of the  amounts based on the above must be  identified and justified in the cost  allocation plan or indirect cost rate  proposal. 
</span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="text-autospace:none"><span style="font-size:9.0pt;font-family:Melior"> </span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="text-autospace:none"><span style="font-size:9.0pt;font-family:Melior">(4) Accounting records, actuarial  studies, and cost allocations (or billings)  must recognize any significant  differences due to types of insured risk  and losses
 generated by the various  insured activities or agencies of the non-  Federal entity. If individual  departments or agencies of the non-  Federal entity experience significantly  different levels of claims for a particular  risk, those differences are to be 
 recognized by the use of separate  allocations or other techniques resulting  in an equitable allocation. 
</span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="text-autospace:none"><span style="font-size:9.0pt;font-family:Melior"> </span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="text-autospace:none"><span style="font-size:9.0pt;font-family:Melior">(5) Whenever funds are transferred  from a self-insurance reserve to other  accounts (e.g., general fund or  unrestricted account), refunds must be  made to the
 Federal government for its  share of funds transferred, including  earned or imputed interest from the date  of transfer and debt interest, if  applicable, chargeable in accordance  with applicable Federal cognizant  agency for indirect cost, claims  collection
 regulations.</span>  <o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="text-autospace:none"> <o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="text-autospace:none"><span style="font-size:9.0pt;font-family:Melior">(e) Insurance refunds must be credited against insurance costs in the year the refund is received.
</span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="text-autospace:none"><span style="font-size:9.0pt;font-family:Melior">(f) Indemnification includes securing the non-Federal entity against liabilities to third persons and other losses not compensated by insurance or otherwise. The
 Federal government is obligated to indemnify the non-Federal entity only to the extent expressly provided for in the Federal award, except as provided in paragraph (c) of this section.</span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D"> </span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D"> </span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
<p class="MsoNormal"><b><span style="font-size:16.0pt;font-family:"Monotype Corsiva";color:#1F497D">Dr. Linda Mason<o:p></o:p></span></b></p>
<p class="MsoNormal"><i><span style="font-size:9.0pt;font-family:"Palatino Linotype","serif";color:#1F497D">Coordinator of Grant Writing
<o:p></o:p></span></i></p>
<p class="MsoNormal"><i><span style="font-size:9.0pt;font-family:"Palatino Linotype","serif";color:#1F497D">Oklahoma State Regents for Higher Education<o:p></o:p></span></i></p>
<p class="MsoNormal"><i><span style="font-size:9.0pt;font-family:"Palatino Linotype","serif";color:#1F497D">655 Research Parkway, Suite 200<o:p></o:p></span></i></p>
<p class="MsoNormal"><i><span style="font-size:9.0pt;font-family:"Palatino Linotype","serif";color:#1F497D">Oklahoma City, OK 73104<o:p></o:p></span></i></p>
<p class="MsoNormal"><i><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Palatino Linotype","serif";color:#1F497D">405-225-9486 desk<o:p></o:p></span></i></p>
<p class="MsoNormal"><i><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Palatino Linotype","serif";color:#1F497D">405-706-8757 cell<o:p></o:p></span></i></p>
<p class="MsoNormal"><i><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Palatino Linotype","serif";color:#1F497D">405-225-9230 FAX<o:p></o:p></span></i></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif";color:#1F497D"><a href="mailto:lmason@osrhe.edu"><span style="color:blue">lmason@osrhe.edu</span></a><o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif";color:#1F497D"><a href="http://www.okhighered.org/grant-opps/"><span style="color:blue">www.okhighered.org/grant-opps/</span></a><o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
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