<div dir="ltr"><div class="gmail_default" style="font-family:arial,helvetica,sans-serif"><span id="docs-internal-guid-53857754-766c-2062-1437-c9d0a12d72f1"><p dir="ltr" style="line-height:1.15;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-size:15px;font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent">Dear COPLAC IR Staff, </span><span style="font-size:15px;font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent"><br class=""></span><span style="font-size:15px;font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent"><br class=""></span><span style="font-size:15px;font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent">Thank you so much for your patience as we worked through last year’s new profile and processes. We never would have been able to make this successful without your help! I have updated the processes based upon questions and feedback that I received to try to make this as easy as possible for all of us involved. To help facilitate this process to be as seamless as possible, I hope that this email will help to outline the project calendar and other general housekeeping items to help the Data Profile be as easy as possible.</span></p><br><p dir="ltr" style="line-height:1.15;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-size:15px;font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);font-weight:bold;text-decoration:underline;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent">COPLAC Data Profile Calendar 2014-15</span></p><br><p dir="ltr" style="line-height:1.15;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-size:15px;font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);font-weight:bold;text-decoration:underline;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent">Prior to November 15th</span><span style="font-size:15px;font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent"> - Send Google Form and Excel Codebook to institutions from Elizabeth </span></p><br><p dir="ltr" style="line-height:1.15;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-size:15px;font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);font-weight:bold;text-decoration:underline;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent">April 8th </span><span style="font-size:15px;font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent">- IPEDS Spring Collection Closes (unrelated to COPLAC Data Profile, but significant impact on institutional calendar)</span></p><br><p dir="ltr" style="line-height:1.15;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-size:15px;font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);font-weight:bold;text-decoration:underline;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent">April 10th</span><span style="font-size:15px;font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent"> - COPLAC Data Profile is due to Elizabeth from institutions via Google Form submission</span></p><br><p dir="ltr" style="line-height:1.15;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-size:15px;font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);font-weight:bold;text-decoration:underline;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent">May 18th</span><span style="font-size:15px;font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent"> -  Elizabeth send draft profile to institutions (will be sent earlier if possible)</span></p><br><p dir="ltr" style="line-height:1.15;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-size:15px;font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);font-weight:bold;text-decoration:underline;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent">May 22nd</span><span style="font-size:15px;font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent"> (or one week after the draft is sent out, whichever is earlier.) - Institutions review draft and provide updates or confirmation of valid data. </span></p><br><p dir="ltr" style="line-height:1.15;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-size:15px;font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);font-weight:bold;text-decoration:underline;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent">June 1 </span><span style="font-size:15px;font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent">- Final Draft sent to Bill Spellman </span></p><br><p dir="ltr" style="line-height:1.15;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-size:15px;font-family:Arial;font-weight:bold;text-decoration:underline;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">TBD</span><span style="font-size:15px;font-family:Arial;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap"> after final draft is distributed - feedback on process and metrics​</span></p><br><p dir="ltr" style="line-height:1.15;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-size:15px;font-family:Arial;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">I have revised the calendar from last year to help institutions complete the IPEDS Finance report (and the rest of the IPEDS Spring Collections) but have moved it back as far as I can to leave time for me to process everything else within the Profile into the publication handouts. Please submit the Profile within this timetable as I have condensed the time for me to transform it.  There is not a lot of wiggle room in the timetable so I would appreciate if everyone was timely within this process (or had early submissions if possible). </span></p><p dir="ltr" style="line-height:1.15;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-size:15px;font-family:Arial;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap"><br class=""></span><span style="font-size:15px;font-family:Arial;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">I have also attached an Excel spreadsheet with the updated metrics, definitions, and sources.  I have noted in green anything that has changed (updated) within existing metrics to provide additional clarity.  I have indicated new metrics in blue. There are some additional new metrics, but they are primarily additional information that is already reported to IPEDS as well as a more recent 4 year graduation rate.  </span></p><br><p dir="ltr" style="line-height:1.15;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-size:15px;font-family:Arial;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">In order for institutions to submit the data using the Google form, it will all need to be submitted in one sitting.  It will not allow you to go back in multiple times.  It is essentially set up like a survey.</span><span style="font-size:15px;font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent"> As a result of that, I encourage you to fill out the information in the Excel spreadsheet then enter the information into the Google form.  I have placed a new column that will enable you to either work off of paper copies or print the codebook to enter it into the Google form.  </span></p><br><p dir="ltr" style="line-height:1.15;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-size:15px;font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent">Here is the link to the Google submission form: </span><span style="font-size:15px;font-family:Arial;color:rgb(0,0,255);vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent"><a href="https://docs.google.com/forms/d/1tVo7IZZ-QOSrpoIOwzMVWLC1b_-diLt4NXnVcvqjD7k/viewform">https://docs.google.com/forms/d/1tVo7IZZ-QOSrpoIOwzMVWLC1b_-diLt4NXnVcvqjD7k/viewform</a></span></p><br><p dir="ltr" style="line-height:1.15;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-size:15px;font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent">Additionally, there are a few housekeeping items that will help me greatly to process the data. </span></p><ul style="margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><li dir="ltr" style="list-style-type:disc;font-size:15px;font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;background-color:transparent"><p dir="ltr" style="line-height:1.15;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-size:15px;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent">If you have values that are not applicable, please leave the metric blank. Please do not place either a “n/a” or 0 in something that is not a real zero (0) value. </span></p></li><li dir="ltr" style="list-style-type:disc;font-size:15px;font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;background-color:transparent"><p dir="ltr" style="line-height:1.15;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-size:15px;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent">Please do not place dollar signs, percent symbols or commas into the figures and only insert the numbers. </span></p></li></ul><br><p dir="ltr" style="line-height:1.15;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-size:15px;font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent">Additionally, I created a COPLAC IR Staff group on LinkedIn as a space to bounce ideas or questions around. This also will enable us to have an archive of thoughts/questions and to connect to each other. If you go to LinkedIn and search “COPLAC IR Staff” and request to join, I can approve you to be a part of the group. </span></p><br><p dir="ltr" style="line-height:1.15;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-size:15px;font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent">As always, if you have any questions, feel free to let me know and we will work through this as best we can. </span></p><br><p dir="ltr" style="line-height:1.15;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-size:15px;font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent">Thanks for all of your help!</span><span style="font-size:15px;font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent"><br class=""></span><span style="font-size:15px;font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent"><br class=""></span><span style="font-size:15px;font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent">~Elizabeth </span></p><div><span style="font-size:15px;font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent"><br></span></div></span></div><div><div class="gmail_signature"><div dir="ltr"><p></p>Elizabeth A. Clune-Kneuer, M.Ed.<br>Associate Director of Institutional Research<br>St. Mary's College of Maryland<br>18952 E. Fisher Rd.<br>Glendening Hall 241<br>St. Mary's City, MD 20686<br>(240)895-4274<br>(240)895-4472 (fax)<div>email: <a href="mailto:eaclune@smcm.edu" target="_blank">eaclune@smcm.edu</a><p></p></div></div></div></div>
</div>